E-facturatie vanaf 2026: hoe ga je om met derdenbetalingen?
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie tussen btw-plichtigen verplicht. Concreet betekent dit dat elke factuur tussen twee ondernemingen digitaal en gestructureerd moet worden uitgewisseld via het Peppol-platform. Deze overgang is een belangrijke stap richting volledige digitalisering van de boekhouding.
Maar wat als de persoon die de factuur ontvangt niet degene is die ze betaalt? Denk aan situaties met derdenbetalingen, zoals bij vastgoedtransacties, rentmeesters of syndicussen. Hoe pak je dat aan in een e-facturatiecontext?
Wat is een derdenbetaling?
Een derdenbetaling ontstaat wanneer iemand anders dan de bestemmeling van de factuur de betaling uitvoert. In de praktijk komt dit vaak voor bij:
- Vastgoedtransacties: de koper betaalt een voorschot of waarborg aan de makelaar of notaris, die vervolgens het makelaarsloon inhoudt of doorstort.
- Rentmeesters: zij betalen leveranciers of aannemers uit op naam van hun opdrachtgever.
- Syndici: bij een btw-plichtige VME betaalt de syndicus facturen voor werken of onderhoud uit het werk- of reservekapitaal.
Wat verandert er met e-facturatie?
E-facturen verlopen via Peppol, een beveiligd netwerk waarmee facturen automatisch bij de bestemmeling terechtkomen. Die kan ze dan rechtstreeks verwerken in zijn boekhoudpakket en, indien gewenst, automatisch betalen.
En daar wringt het schoentje: als een derde partij de betaling uitvoert, kan de feitelijke bestemmeling de factuur toch nog via Peppol ontvangen; zonder te beseffen dat ze al betaald is.
Het risico? Dubbele betalingen, met alle administratieve rompslomp van dien.
Hoe voorkom je dubbele betalingen?
Zolang Peppol nog geen specifieke oplossing biedt voor derdenbetalingen, geldt voorlopig deze praktische werkwijze:
- Factureer aan de schuldenaar (de klant die de factuur officieel moet ontvangen).
- Stuur een pdf-versie van de factuur naar de derde die de betaling uitvoert.
- Na bevestiging van de betaling verstuur je de e-factuur via Peppol naar de klant, met de duidelijke vermelding dat de factuur al werd voldaan.
Volgens de FOD Financiën blijft dit de correcte aanpak tot Peppol extra functionaliteiten voorziet.
Wat brengt de toekomst?
Het Peppol-governancemodel laat toe om bijkomende facturatiestromen te ontwikkelen, waaronder een regeling voor derdenbetalingen. In Frankrijk loopt momenteel een proefproject in die richting. De kans is groot dat België op termijn gelijkaardige oplossingen overneemt. Tot dan zal facturatie in situaties met derdenbetalers nog deels op traditionele wijze verlopen; met een pdf-kopie en een duidelijke vermelding van de betaling.
Conclusie
De overstap naar verplichte e-facturatie vanaf 2026 is een belangrijke stap richting een efficiëntere, digitale boekhouding. Maar bij complexe scenario’s zoals derdenbetalingen blijft het belangrijk om duidelijke afspraken te maken en dubbel werk te vermijden. Bij Cobofisk helpen we je graag om je boekhouding en facturatie vlot klaar te stomen voor deze nieuwe verplichting. Zo ben je perfect voorbereid op de toekomst van digitaal boekhouden.